S'agissant de documents administratifs, l'inscription est obligatoire pour pouvoir consulter les archives. Lors de votre première venue en salle de lecture, il vous sera demandé de présenter une pièce d'identité avec photo et de remplir un formulaire. Une fois votre inscription terminée, le personnel vous délivrera une carte de lecteur.

Le personnel est à votre disposition pour vous orienter dans vos recherches.  
La consultation des archives a lieu exclusivement dans la salle de lecture dédiée à cet usage.
Un exemplaire du règlement intérieur fixant les règles de consultation vous sera remis lors de votre inscription.
Actuellement la salle compte 8 places, dont 1 place réservée à la consultation des microfilms.

Conformément à la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008, les documents administratifs sont librement communicables sans restriction après leur versement aux archives.
Toutefois des délais spéciaux s'appliquent à certains documents :

  • 50 ans pour les documents mettant en cause la vie privée des personnes, la sûreté de l’État et la sécurité publique, les dossiers de personnel
  • 75 ans pour les registres d'état civil (sauf les registres de décès qui sont immédiatement communicables)
  • 120 ans pour les documents contenant des renseignements individuels à caractère médical (ou 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé)

Une dérogation autorisant la consultation avant l'expiration des délais peut être accordée sur demande par le Service interministériel des Archives de France, après accord de la Ville de Cambrai.

Le Règlement général européen sur la protection des données personnelles (RGPD) :

Le Règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel ou RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les États membres de l’Union européenne. La plupart de ses dispositions sont d’application directe.

Le RGPD est complété par la loi du 6 janvier 1978, dite loi Informatique et Libertés, modifiée à plusieurs reprises. Elle l’a été en 2018 par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, qui a servi à “implémenter” le RGPD en droit national et porte transposition de la directive européenne 2016/680 relative aux “données pénales”, puis par l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 qui a restructuré la loi Informatique et Libertés pour la rendre plus lisible et procéder à des mises en cohérence, entrée en vigueur le 1er juin 2019.

Tel est le cas des archives, qui bénéficient d’un statut spécifique, dérogatoire au régime de droit commun, statut justifié par la finalité de la conservation des archives (apporter des preuves, documenter l’histoire) qui implique la conservation d’archives intègres.

Ce régime dérogatoire n’est toutefois pas applicable à toutes les archives : il ne concerne que les archives définitives et il est de nature différente selon qu’il s’agit d’archives traitées par des services publics d’archives ou d’archives privées détenues par des personnes physiques ou morales de droit privé (entreprises, associations, Églises, etc.).